“En tiempos de crisis, se convive con alta incertidumbre, cambia la manera de relacionarnos, se generan cambios explosivos y rápidos en las regulaciones y muchas veces se experimentan nuevos hábitos de consumo en las personas, por lo que es clave tener la capacidad de focalizar los esfuerzos, redefiniendo claramente cuáles serán los objetivos de corto, mediano y largo plazo.”
En Supply Chain y alineados con los objetivos de Prosud definimos cinco focos prioritarios para afrontar este nuevo escenario. El primero, es dar la continuidad operacional y cumplir con la promesa de servicio a nuestros clientes. Esto tiene relación con asegurar los puntos críticos de la cadena de abastecimiento que afectan en el cumplimiento de los pedidos de nuestros clientes, estableciendo iniciativas rápidas y de alto impacto.
Al tener variables externas que limitan las tasas de respuesta, como las dificultades de traslado, menores tiempos de preparación, nuevas restricciones gubernamentales y sumado a la alta variabilidad de la demanda (algunos productos elevada y otros menor a la esperada) se hace indispensable potenciar y
flexibilizar los procesos clave para mantener y/o aumentar las capacidades. Bajo ese escenario nos enfocamos principalmente en aumentar nuestra producción, dar flexibilidad incorporando dotación adicional, creando nuevos turnos operativos, potenciamos acuerdos y colaboración con proveedores de servicios (transporte, seguridad, insumos y materiales), creamos un plan de mantención preventiva de máquinas e infraestructura y revisión de sistemas informáticos críticos que nos han permitido sobrellevar de manera eficiente estos primeros meses de contingencia.
Como segundo foco está el resguardo sanitario y salud de nuestros colaboradores. Parte primordial de nuestros valores en Prosud es el cuidado y respeto por la personas, por lo tanto, todas las medidas que implementamos siempre van enfocadas en esa línea. En este nuevo escenario, esto cobra más importancia que nunca, ya que por la naturaleza de esta pandemia, se hace necesario contener a cada persona de manera individual y a su vez resguardar al equipo en su conjunto. Con ese foco y con una estrategia que ha buscado permanentemente anticipar los acontecimientos, hemos realizado diversas iniciativas alineadas con las directrices del Minsal y lideradas por nuestros equipos de Calidad y Prevención de Riesgo, que han logrado dar continuidad operativa y controlar los niveles de contagio dentro de la empresa. Para implementar esto, se creó un comité COVID el cual sesiona una vez por semana y realiza seguimiento diario a los casos positivos, contactos estrechos y mantiene actualizados los datos en base a nuevos antecedentes. También, se diseñaron procesos y procedimientos de detección temprana, seguimiento de casos con controles en ingreso Prosud, toma de test rápido y PCR según lo amerite.
Para poder llevar a cabo todo lo anterior, realizamos modificaciones de nuestra infraestructura en las cuales detectamos que podían existir riesgos de contagio (casino, camarines, accesos, recepción, puestos de trabajo, etc. y a su vez, nos aseguramos de generar distanciamiento entre equipos de trabajo, separando turnos operativos por completo (horas de trabajo, uso de infraestructura y movilización) y potenciando al máximo el teletrabajo entre las áreas que tienen factibilidad de realizarlo. Otro punto muy importante tiene relación con la sanitización de las instalaciones de manera periódica y el cuidado personal, en donde se ha potenciado la entrega constante de insumos de cuidado personal (mascarillas, alcohol gel, alcohol, guantes, etc..), limpieza, lavado del Centro de Distribución y sus oficinas.
Como tercer punto está la comunicación efectiva y asertiva. Esto tiene relación con asegurar una fluida comunicación con todos los integrantes de la cadena de abastecimiento, es decir, proveedores, colaboradores de Prosud y clientes, buscando alinear estrategias y no perder de vista los focos principales. En esta etapa, ha sido clave el trabajo conjunto con los distintos equipos, definiendo planes de información unificada, buscando siempre que todos los actores puedan estar actualizados de los pasos a seguir, verificando cambios e información relevante a la hora de efectuar sus funciones.
Las iniciativas que hemos desarrollado apuntan a fortalecer tres aspectos relevantes, el primero, la administración y actualización de la información de la pandemia (COVID), destacando la prevención, el autocuidado y los protocolos de manejo de está potenciando las charlas de inicio de turno con novedades, charlas periódicas para comunicar situaciones atingentes, capacitación de protocolos y actualizaciones de COVID, mantención de paneles informativos, creación de chats COVID con información en línea, entre otros.
El segundo punto, tiene relación con entregar información y visibilidad oportuna del estatus del abastecimiento por productos. En este punto buscamos poder mantener actualizados a nuestros equipos internos, proveedores y sobre todo a nuestros clientes de la información relevante que nos permita tomar acciones concretas.
El tercer foco de comunicación, consiste en alinear los canales de información interna de la Gerencia de Supply Chain para una tomar decisiones rápidas, participativa y oportuna, buscando siempre la coordinación y trabajo en equipo.
Como cuarto punto esta asegurar el abastecimiento futuro, donde destacan la coordinación y gestión con nuestros proveedores y clientes, con el objetivo de hacer frente a los cambios de demanda de algunos artículos de alta rotación, la gestión de movimiento de productos con menor movilidad, revisión de capacidades operativas y la red de distribución.
El entendimiento de las restricciones y capacidades de nuestros proveedores ha sido un factor relevante para poder abordar este punto, generando y fortaleciendo la comunicación con ellos para revisar cómo les ha impactado este nuevo escenario en sus distintos procesos. Una de las variables clave para el manejo de crisis en tiempos de incertidumbre es entender como esta cada actor de la cadena, en cuanto a sus capacidades productivas, como han cambiado sus tiempos de respuesta, horarios de atención, puntos de entrega y cómo podemos colaborar en conjunto en la administración de los flujos para poder compatibilizar con nuestra realidad operativa. Para llevar a cabo esto hemos debido flexibilizar algunos procesos internos críticos que nos han permitido agilizar las llegadas de productos y optimizar nuestros sistemas de recepción, almacenaje, preparación y despacho.
Como quinto foco está la rentabilidad del negocio. En este punto, nos hemos puesto como objetivo revisar continuamente nuestros ítems de gastos y estar siempre tomando decisiones que permitan generar eficiencia en los procesos. Si bien, en periodos de contingencia como el que estamos viviendo se debe actuar rápidamente, tomando acciones de manera oportuna apuntando a velar por la continuidad operacional y salud de los colaboradores, nunca se debe dejar de revisar el impacto que esas medidas tiene para la compañía en términos financieros en el corto y largo plazo.
Por Sergio Montané
Gerente Supply Chain
